Facture électronique : un passage obligé pour les concessionnaires

La dématérialisation des factures des concessions sera obligatoire à partir du 1^er juillet 2024. Aujourd’hui, il n’est plus à démontrer que la facture électronique présente de nombreuses opportunités et optimise l’activité des concessionnaires. Ces derniers doivent alors prendre le virage de la facturation électronique dès maintenant, au risque de ne pas être prêts le jour venu !

L’émission de factures électroniques est déjà en vigueur pour l’administration publique via la plateforme CHORUS et sera progressivement généralisée pour toutes les entreprises à partir de l’année prochaine. En effet, comme le stipule l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, toutes les transactions effectuées entre des entreprises assujetties à la TVA devront en effet être créées, envoyées, reçues et conservées sous forme électronique, et ce, dans les conditions légales en vigueur.

L’obligation légale face à l’évolution du marché

Conséquence ? Pour les concessionnaires, la dématérialisation des factures sera obligatoire pour tous les échanges avec des tiers professionnels : fournisseurs, constructeurs, prestataires et clients B2B.

Cette obligation s’inscrit dans une stratégie clairement définie de transformation numérique des concessionnaires, ce marché disposant de processus anciens, dont les acteurs étaient enclins à adopter de nouveaux outils.

Ainsi, les concessions devront tout d’abord autoriser la réception de factures électroniques à partir du 1^er juillet 2024. L’obligation de dématérialisation des factures émises se fera quant à elle de manière progressive et en fonction de la taille de l’entreprise.

Limiter la fraude fiscale et accélérer la transformation numérique

Cette nouvelle législation impose ainsi aux entreprises de transmettre l’ensemble des données relatives aux factures à l’administration fiscale : paiements, transactions non domestiques et BtoC. Et si elle permet d’accélérer la transformation numérique des concessions, elle est également destinée à limiter la fraude fiscale.

Les concessionnaires n’ont alors d’autre choix que de mettre en place la dématérialisation de leur facturation le plus rapidement possible pour être en conformité à la date butoir. Et pour cela, il n’existe que deux solutions : l’usage du portail public de facturation mis en place par le gouvernement par ressaisie des éléments de facturation ou le recours à une plateforme de dématérialisation privée et immatriculée par l’administration avec échanges de flux automatisés (évitant donc la ressaisie des factures).

Dématérialisation des factures pour les concessions : quels bénéfices ?

Si la digitalisation de la facturation devient obligatoire, elle présente de nombreux avantages pour les concessions. Selon plusieurs sources^*, la facture électronique représente un gain de temps et d’argent (30 % de temps gagné et coût divisé par deux pour une facture). Rappelons que d’après ces mêmes sources, 5 % du CA d’une entreprise est dédié à la gestion de documents papiers. Ainsi, la digitalisation de la fonction facturation permet d’optimiser plusieurs pans de l’activité en concession, tout en améliorant la satisfaction client.

Cette obligation assure une importante sécurisation en limitant les erreurs de saisie, mais aussi avec la mise en conformité avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données). Le suivi de la transmission des factures aux clients et fournisseurs est également transparent, tandis que les données sont cryptées pour davantage de sécurité.

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En outre, la facturation électronique en concession permet d’avoir une vue d’ensemble de sa comptabilité : factures envoyées, voire accusés de réception et de lecture sur certaines solutions et réglées ou en attente de paiement. Et les concessionnaires ont généralement un logiciel comptable associé à leur DMS (Dealer Management System - logiciel conçu pour gérer les différentes activités d’un groupe de distribution automobile), ce qui permet d’obtenir des données précises qui peuvent les aider à prendre des décisions.

Les acteurs du DMS doivent prendre en compte l’enjeu de cette législation, en accélérant l’adoption d’un logiciel de facturation électronique, pour ne pas crouler sous les demandes le moment venu. Cette stratégie les aidera également à proposer d’autres services de digitalisation. Et pourquoi ne pas aller plus loin que la facturation électronique et proposer la digitalisation de tous les documents, voire la dématérialisation totale du marché ?

*Chorus Pro, Arthur D Little, Interop, Konica Minolta, Groupe Althays.