Calculer l’avantage en nature d’un véhicule de fonction

Quelle est la meilleure méthode de calcul de l’avantage en nature ? En apportant des réponses concrètes à cette question, tant en matière de contrôle des coûts que de motivation des salariés, le gestionnaire de flotte constitue une politique de gestion des véhicules d’entreprise rationnelle et motivante, en conformité avec les contraintes fiscales.

L’avantage en nature, une réalité fiscale

En profitant de l’usage de son véhicule d’entreprise durant ses congés, le collaborateur est dispensé d’acheter un véhicule personnel. S’il achète un véhicule avec son revenu salarial, l’Etat perçoit des taxes (TVA, charges sociales et patronales). Afin de compenser ce manque à gagner, les avantages en nature (AEN) doivent être déclarés. Ainsi, l’usager s’acquitte des taxes dues tout en bénéficiant de l’usage à titre privé d’un bien professionnel. En moyenne, le coût de l’usage personnel d’un véhicule de fonction est de 2 100 euros par an en 2013 et reste inférieur au budget moyen d’un automobiliste (5 700 euros sur la même période, selon l’INSEE). Il s’agit donc d’un véritable avantage pour le collaborateur.

Calculer l’AEN au réel ou au forfait ?

Par réel, on entend kilomètres réellement parcourus à titre personnel et déclarés par le collaborateur. On calcule le pourcentage de kilomètres privés, et on applique ce coefficient aux coûts d’utilisation du véhicule, à savoir les dépenses annuelles engagées par l’entreprise pour que le véhicule roule (loyer TTC ou coût d’achat TTC, frais d’entretien, assurance, carburant au réel). Cela impose une rigueur importante des deux parties : l’entreprise doit archiver l’ensemble des factures justifiant les dépenses réelles, et le collaborateur doit tenir un journal de bord détaillé, pour déclarer des kilomètres qui peuvent être contrôlés à tout moment.

Le forfait évite cette gestion administrative en estimant la durée privée (environ 30 % du temps total) et en appliquant ce coefficient de 30 % au montant des loyers totaux annuels pour les entreprises en Location Longue Durée, et 9 % du coût d’achat TTC par an pour un véhicule de moins de 5 ans ou 6 % pour un véhicule de plus de 5 ans pour les entreprises qui achètent (la durée moyenne de conservation d’un véhicule d’entreprise acheté étant de 8 ans, en accumulant 9 % puis 6 % du prix de vente TTC sur 8 ans, on atteint 30 % de la valeur du véhicule).

L’entreprise peut aussi prendre en charge le carburant. Le montant à retenir pour le calcul de l’AEN est alors de 40 % du loyer complet (le carburant représente 33 % des dépenses totales de fonctionnement et puisque 30 % de ce carburant est privé, cela représente 10 % d’avantage supplémentaire pour le collaborateur). Ce même raisonnement porte à 12 % (moins de 5 ans) et 9 % (plus de 5 ans) le coefficient retenu pour un véhicule à l’achat.

La méthodologie de déclaration

L’entreprise peut réintégrer cette somme au salaire brut du collaborateur, pour s’acquitter des charges sociales et patronales, puis la retrancher du net à payer, puisqu’elle a déjà été perçue en nature, méthode avantageuse pour le salarié.

Elle peut aussi percevoir l’AEN sous forme de redevance, libératoire de charges et non soumise à l’impôt, méthode ici avantageuse pour l’entreprise. Il est recommandé de mixer ces deux formules en trouvant le point d’équilibre au bénéfice des deux parties. L’expertise de vos conseils (expert comptable, consultants chez les loueurs…) sera à même de vous fournir un calcul clair et détaillé de ces différentes options.

Denis Férault,  directeur d’Arval Consulting.