Administratif VO : vos données valent de l'or

Véhicules d’occasion : des données déjà connues

S’il est un secteur réglementé et dont les biens sont particulièrement tracés, c’est celui de l’automobile. Dès lors qu’un véhicule est immatriculé, toute une série d’informations, matérialisées notamment par le certificat d’immatriculation (carte grise), sont connues et suivent le véhicule jusqu’à sa fin de vie. Ces informations, et bien d’autres (finition, options, kilométrage, historique…) sont donc nativement intégrées au DMS dès reprise ou rachat du véhicule par le garage.

 

En parallèle, l’établissement du certificat d’immatriculation est un service désormais systématiquement proposé par le vendeur à ses clients. Un service généralement valorisé dans les « frais d’immatriculation », mais qui peut vite s’avérer chronophage pour les services administratifs de la concession, d’autant plus en tant qu’intermédiaire : outre les données du véhicule, ce sont aussi les informations du ou des acquéreurs qu’il s’agit de remplir.

 

Il en va de même pour le livre de police, obligatoire dans le secteur automobile, qui doit être tenu à jour. Pour respecter la loi d’une part, mais aussi et surtout, d’autre part, pour permettre la traçabilité des véhicules d’occasion. Un livre de police de plus en plus numérisé chez les professionnels, mais qui doit tout de même être rempli par les services concernés. En d’autres termes, autant de processus qui pourraient bénéficier des données existantes dans le système d’information afin d’être optimisés.

 

Une donnée unique, des services multiples

Quel que soit le secteur d’activité, et c’est encore plus vrai dans les secteurs fortement encadrés ou réglementés, multiplier les saisies est avant tout une perte de temps. Quelle que soit l’organisation de la concession, il est quand même dommageable pour la productivité de devoir remplir les informations du véhicule et du client pour la réalisation de vente, une seconde fois pour l’obtention d’un crédit, une troisième pour l’immatriculation du véhicule, une quatrième pour le livre de police, et ainsi de suite.

 

Au total, que de temps perdu ! Et c’est encore sans compter sur les risques d’erreurs que ces saisies multiples engendrent, et qui font courir au professionnel des risques juridiques (en cas d’informations fausses), financiers (perte de temps) et commerciaux : une ou plusieurs erreurs, ou du retard dans les processus ne sont généralement pas bien perçus par les clients, et peuvent entamer leur fidélité.

 

À l’inverse, lorsque le système d’information des concessionnaires est conçu de telle manière que les données sont saisies une bonne fois pour toutes, et partagées entre tous les systèmes de l’entreprise, le résultat est non seulement immédiat, mais aussi sans appel : une fois les informations entrées dans le SI par le vendeur (ou récupérées automatiquement dans des systèmes tiers), toutes les équipes en disposent en temps réel, sur leurs propres outils. Qu’il s’agisse de la solution SIV pour l’immatriculation, du livre de police, etc.

 

Archivage SIV : le mieux est l’ennemi du bien

Outre la tenue du livre de police, la réglementation impose aux professionnels de l’automobile agréés pour les démarches d’immatriculation de disposer d’un espace et de matériels sécurisés pour le stockage et l’archivage sécurisés des pièces justificatives des démarches SIV exécutées au nom et pour le compte des clients du garage. Une obligation qui est transposable dans le monde virtuel grâce aux coffres-forts numériques (CFN).

 

Ces solutions digitales, qui doivent évidemment répondre à certaines obligations en matière de cybersécurité pour garantir un archivage probant aux concessions, apportent gain de place (plus besoin de disposer d’une pièce dédiée) et sécurité, d’autant plus lorsqu’ils sont déportés dans le cloud. En cas de sinistre au sein du garage (cambriolage, inondation, incendie…), les archives conservent leur entière intégrité.

 

De la même façon, un CFN efficace doit être en mesure d’accompagner son propriétaire dans une gestion fine et efficace de ses archives : en automatisant son « nettoyage » régulier, le CFN évite ainsi un sur-archivage. La loi fixe en effet le délai de conservation de ces documents à 5 ans : inutile donc de les conserver plus longtemps, et ainsi limiter au strict minimum l’espace d’archivage nécessaire.

 

En d’autres termes, l’administratif, qui représente un coût non négligeable pour les concessions, notamment dans leur activité VO, peut aujourd’hui s’appuyer sur des outils de plus en plus intégrés et intelligents. Afin de proposer aux acquéreurs une expérience d’achat fluide et des services de qualité, et ainsi se démarquer de la concurrence professionnelle, et des vendeurs particuliers.

 

Le conseil de l’expert : Patrick Brahami, Directeur solutions digitales Nextlane

« L’achat et la vente de véhicules par un concessionnaire, doit respecter une réglementation  permettant de garantir la traçabilité des véhicules. Toutes ces démarches administratives, chronophages et répétitives peuvent aujourd’hui être grandement simplifiées grâce aux solutions TMS qui visent à les automatiser et à les digitaliser.

 

Les solutions TMS Soft de Nextlane, qui englobent MiSIV (démarches SIV), LPN (Livre de Police Numérique) et CFN (Coffre-Fort Numérique) sont toutes alignées et suivent l’évolution des normes exigées par le ministère de l’intérieur, en lien avec fédérations professionnelles des métiers de l'automobile et des métiers associés, et permettent de dématérialiser les démarches administratives VO. En outre, MiSIV est interfacé avec l’ensemble des DMS Nextlane ainsi qu’avec la plupart des logiciels de gestion automobile du marché, pour simplifier au maximum les activités de nos clients. »