Paul Duchêne, Phoenix Développement : "Il faudra rattraper le temps perdu"
Comment Phoenix Développement s’est adapté au contexte de crise actuel ?
Nous avons tout mis en œuvre pour que notre activité ne connaisse aucun arrêt. Nos collaborateurs se sont installés chez eux avec tout leur matériel dès le début du confinement. Ils ont accès à leur environnement de travail habituel à domicile. Pour nos clients, il n’y a donc pas eu la moindre coupure, tout a parfaitement fonctionné. Nous étions en quelque sorte rodés à l’exercice puisque nos anciens locaux avaient été inondés il y a quelques années et nos clients ne s’étaient aperçus de rien. Ceux qui nous louent le logiciel de gestion de flotte continuent à l’utiliser normalement, et ceux qui font appel à nous pour du fleet management peuvent continuer à nous joindre via les lignes téléphoniques et mails dédiés.
Vous étiez dans une phase de recrutement de gestionnaires de parc, avez-vous été impactés à ce niveau ?
Nous étions 11 collaborateurs le 13 mars et le lundi 16 mars nous enregistrions l’arrivée de 4 recrues, pour passer à 15 salariés, dont 11 gestionnaires de parc. Nous avons effectué la traditionnelle journée d’accueil et le lendemain le confinement était déclaré... Ces nouveaux salariés ont donc été directement mis en chômage partiel, ils sont repartis chez eux. Nous ne pouvons pas les faire travailler, ils ne sont pas formés au logiciel, il y a toute une phase d’accueil, de découverte, d’arrivée dans l’entreprise et de prise de fonction qui n’a pas pu être réalisée. Nous étions dans une phase de développement de notre activité de gestion externalisée et la crise actuelle a forcément un peu ralenti cet élan. Nous sommes dans l’attente du 11 mai, nous allons voir dans quelles conditions nous pourrons reprendre.
De quel ordre est votre baisse d’activité ?
Nous avons constaté une forte baisse du nombre d’appels et du nombre de sollicitations. Nous avons toutefois des clients qui travaillent dans la distribution de médicaments, dans l’agroalimentaire ou dans le médical qui ont maintenu leur activité. Il a fallu être capable de mettre en œuvre un niveau de prestation qui soit le même que d’habitude. Quant aux activités commerciales, elles ont également été un peu réduites. Tous nos interlocuteurs sont en télétravail, les circuits de décision ont été ralentis. Des dossiers ont été freinés. Pour autant nous ne sommes pas inquiets quant à la santé de notre entreprise.
Avez-vous été confrontés à des situation inattendues, inhabituelles ?
Tout est devenu plus compliqué en gestion de flotte externalisée. Nous avons rencontré la situation d’un nouveau collaborateur chez un de nos clients dont le véhicule devait être livré ces dernières semaines. Le problème est que les concessionnaires sont fermés, il a donc fallu trouver une solution temporaire. Nous avons eu l’idée de lui proposer un véhicule d’un collaborateur démissionnaire, nous avions trouvé le convoyeur mais l’opération n’a pas pu se faire car le salarié de ce dernier n’avait pas de train pour rentrer chez lui une fois le véhicule livré. Nous nous sommes alors orientés vers une location courte durée, une prestation figurant dans le contrat signé par le client avec son loueur longue durée. Celui-ci n’a pas été en mesure d’assurer la prestation, la décision a donc été prise au final de louer un véhicule chez un opérateur non référencé. Pour les véhicules à l’arrêt, il n’y a en revanche pas de problème, il faut éventuellement décaler les opérations de maintenance. Et pour les véhicules qui roulent, il faut juste éviter un pépin…
Quid des restitutions ?
C’est assez compliqué. Comment fait un collaborateur qui quitte sa société avant la fin du confinement pour restituer son véhicule ? Idem, comment fait un nouvel nouveau entrant pour obtenir son véhicule ? Comment fait un salarié qui a mis sa voiture en maintenance pour une réparation pour le récupérer ? L’intervention a-t-elle été réalisée ? On ne va pas récupérer un véhicule non réparé… La situation actuelle génère des cas complexes à gérer, c’est de notre responsabilité en tant que fleet manager de tenter de trouver des solutions. Nous y sommes parfois arrivés, dans d’autres cas nous n’avons pas réussi comme nous aurions voulu…
Vous attendez-vous à être fortement sollicités à la reprise ?
Tout s’est arrêté brutalement. Il faudra donc rattraper le temps perdu. Imaginez un parc de 1 500 voitures en gestion externalisée avec un renouvellement par tiers, ce qui représente 500 commandes par an. Sur les deux mois de confinement, nous sommes à 80 véhicules. Cela veut dire que nous allons avoir en prime 80 cartes carburant qui vont arriver d’un coup, autant de badges autoroute… Il faudra tout traiter dans l’urgence. Idem pour les restitutions. Nous allons avoir un pic d’activité, cela va générer un afflux massif de dossiers à traiter. Et tout le monde voudra être servi le plus tôt possible.